Mentor & Professional Harald Nilens over archiefbeheer
Wil jij net zoals Harald Geschiedenis studeren? Ontdek de opleiding!
Harald Nilens heeft al van kindsbeen af een grote fascinatie voor alles wat met geschiedenis te maken heeft. Dat hij zich zou specialiseren in het vak aan de VUB stond dan ook al lang voor het einde van zijn middelbaar onderwijs vast. Na zijn master volgde hij een lerarenopleiding, maar hij besloot om uiteindelijk toch niet in het onderwijs te stappen. In 2014 schreef hij zich daarom in voor de master na master Archivistiek: Erfgoed en Hedendaags Documentbeheer. Haralds huidige job als beleidsmedewerker archief- en informatiebeheer bij het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse overheid mag dan wel weinig te maken hebben met historisch archief, hij doet zijn werk dagelijks met veel plezier.
“Ik begon aan de master na master Archivistiek met het idee om daarna een job te zoeken die iets te maken had met historisch archief. Dat is uiteindelijk lichtjes anders uitgedraaid. Na mijn studies deed ik eerst nog ervaring op in de sector via een aantal vakantiejobs. Zo kwam ik terecht bij de Vlaamse overheid waar ik aan de slag ging bij het centraal archiefdepot en later zorgde voor de archivering van personeelsdossiers. Ondertussen begon ik druk te solliciteren, uiteindelijk met succes.”
Eerste jobervaring
Zijn eerste job vond Harald in 2015 bij Colruyt Group waar hij aan de slag ging als centraal archivaris. Daar startte hij mee de archiefdienst op en richtte hij een centraal archiefdepot op voor juridische documenten. Op zijn tijd bij Colruyt Group blikt Harald positief terug. Het was niet alleen een fijne periode, maar ook een leerrijke ervaring die hem nuttige professionele vaardigheden bijbracht.
“Bij Colruyt Group leerde ik om projectmatig te werken en om goede inschattingen te maken van de nodige tijd, middelen en mensen voor allerlei taken. Die vaardigheden kwamen niet echt aan bod in mijn universitaire opleidingen, maar komen me vandaag nog altijd goed van pas.”
De historische archieven van de toekomst
In 2018 maakte Harald de overstap naar de Vlaamse overheid. Naast zijn job op het Departement Cultuur, Jeugd en Media maakt hij ook deel uit van de Selectiecommissie van de Vlaamse overheid. In de praktijk is Harald vooral bezig met informatiebeheersplannen opstellen en in de praktijk brengen. Hij zoekt uit hoe lang papieren en digitale documenten in de archieven moeten blijven en of ze na verloop van tijd vernietigd moeten worden of niet. Historisch archiefbeheer komt dus niet echt aan bod in zijn functie, maar toch stelt Harald een belangrijke lijn vast tussen zijn studies en job: hij gaat elke dag aan de slag met de historische archieven van de toekomst.
“Hoewel ik tijdens mijn dagelijks werk niet bezig ben met historisch archief zoals ik aanvankelijk dacht, kan je stellen dat ik de archieven van morgen voor toekomstig historisch onderzoek mee vormgeef. Persoonlijk vind ik dat een heel fijne en motiverende gedachte om dagelijks mee aan de slag te gaan.”
Helikopterzicht en netwerken
Archiefbeheerder zijn van een organisatie is volgens Harald een boeiende job. Niet alleen kan je op korte tijd een helikopterbeeld ontwikkelen van je organisatie, maar je kan ook gemakkelijk netwerken. Haralds functie biedt hem de kans om zijn hele organisatie vanbinnen en vanbuiten te leren kennen en in contact te komen met mensen van elke dienst. Dankzij zijn post weet hij op elk ogenblik wie waar mee bezig is.
“Dankzij mijn functie heb ik een heel compleet beeld van waar mijn organisatie mee bezig is. Ik kom ook in contact met heel wat mensen binnen mijn departement en met collega-informatiebeheerders binnen en buiten de Vlaamse overheid. Netwerken is echt enorm belangrijk en zeker een vaardigheid die ik heb ontwikkeld in de loop van mijn professionele carrière.”
Haralds tips & tricks
Voor generatiestudenten: Ga zoveel mogelijk naar de les. Onderschat nooit het belang van hoorcolleges als aanvulling op een syllabus.
Voor laatstejaarsstudenten: Ga in een job voluit op zoek naar wat je boeit en wat je voldoening geeft. Dat kan geschiedenis zijn of evengoed iets dat je nog zal ontdekken in een vervolgopleiding of een eerste job. Zelf heb ik sinds mijn afstuderen ondervonden dat elke dag met plezier gaan werken enorm belangrijk is voor een mens.
Een dag op de job van Harald
Een normale werkdag begint voor mij tussen 8u en 8u30 en eindigt tussen 16u en 17u. Tijdens die uren houd ik me bezig met verschillende dingen.
Zo heb ik regelmatig intern en extern overleg met collega’s. Tijdens dat intern overleg heb ik het over het informatiebeheer binnen het departement. We bespreken hoe we ons fysieke en digitale archief kunnen verwerken in lijn met de vastgelegde beheersregels. Extern overleg houdt dan weer in dat ik het met collega’s van andere departementen binnen de Vlaamse overheid heb over het overkoepelend beleid rond informatiebeheer.
Naast al die besprekingen, regel ik ook de praktische kant van de zaken. Ik geef opleidingen, lever het nodige materiaal aan en stel planningen en overzichtsdocumenten op. Bovendien ben ik ook altijd stand-by om ad-hoc vragen te beantwoorden over onder andere informatiebeheer en openbaarheid van bestuur.
GeĂŻnspireerd door Harald? Ontdek de opleiding Geschiedenis of contacteer Harald via LinkedIn!