Geef haar een projectgoedkeuring en ze zet het om in praktijk. Geef haar een uitdaging en ze grijpt ze met beide handen. Majlinda Abduli weet uit persoonlijke en professionele ervaring dat niks voor niks komt in het leven. Ze pakt de zaken aan en coacht teams om hetzelfde te doen. Tegelijk zorgt ze er mee voor dat de internationale en diversiteitsaspecten aan onze universiteit de aandacht krijgen die ze verdienen. Een gesprek met de adjunct-directeur van Mens&Organisatie. 

Moeilijke onderwerpen bespreekbaar maken, zorgt voor begrip aan beide kanten

Majlinda Abduli leerde in korte tijd heel de VUB kennen als HR & Finance business partner in het project betere dienstverlening. “Ik ging in gesprek met decanen, onderzoekers, ATP-medewerkers, centrale diensten... en er is een team gevormd. Daarin was wat verloop, en na een tijdje heb ik aangegeven dat ik graag teamcoördinator wilde worden. Dat was ik eigenlijk al, het was gewoon nog niet officieel terwijl ik wel altijd die dubbele rol opnam. Ik kreeg die kans, greep ze met beide handen en zes maanden later hadden we een stabiel team en een duidelijk actieplan.” 

Daarna kreeg ze een verrassend voorstel. “Toen ik het projectplan indiende en dat goed onthaald werd, kreeg ik de vraag of ik een andere en nieuwe functie wilde opnemen als adjunct-directeur. In maart vorig jaar heb ik mee de reorganisatie geleid en sinds afgelopen oktober is dat officieel mijn functie. De inloopperiode heeft er mee voor gezorgd dat er binnen de dienst ook een draagvlak voor was.” 

People first 

Majlinda coacht zeven teams binnen M&O. “De nadruk ligt op coachen, want de teamcoördinatoren sturen zelf aan. Als facilitator ga ik vooral na hoe het gaat met de teams. Is er cohesie, is bemiddeling nodig? Het belangrijkste voor mij na de reorganisatie vorig jaar was dat er een netwerk ontstond binnen al die teams. Daarnaast probeer ik tips te geven om teams te leiden. Het ultieme doel is dat ik overbodig word.” 

De belangrijkste tip? “Put your people first. Als jouw team en mensen goed draaien en zich gelukkig voelen in hun job, zal de klant automatisch gelukkiger worden. Als je een team hebt dat niet functioneert omdat iemand ongelukkig is met het takenpakket of met een collega, straalt dat uit naar de klanten toe of naar collega's. Zorg dat jouw mensen gelukkig zijn, zoals ik moet zorgen dat jij gelukkig bent, en dan volgt de rest wel.” 

Ik werd nooit beschouwd als het meisje met de migratieachtergrond en dat zorgde ervoor dat ik zelfvertrouwen kreeg om meer de lead te nemen

Majlinda heeft van dichtbij meegemaakt hoe belangrijk het is om op te komen voor jezelf. “Ik ben zelf als vluchteling gearriveerd in België toen ik acht jaar was. Knokken, opkomen voor wat ik wil en opvallen in de massa was een must om te kunnen meedraaien. In een klas, jeugdorganisaties of de familie. Dus ja, leiderschap zit in mij, maar door omstandigheden. De context heeft ervoor gezorgd dat ik dat moest doen en mijn omgeving heeft dat altijd aangemoedigd.” 

“Mijn leerkracht in het zesde leerjaar besliste bijvoorbeeld dat ik de hoofdrol in een musical kreeg. Ik werd nooit beschouwd als het meisje met de migratieachtergrond, maar was altijd deel van het geheel. Er is altijd een leerkracht, een buurvrouw of vriendin die jou inspireert en jou zelfvertrouwen geeft om dingen uit te proberen, te groeien en meer de lead te nemen.” 

Het mooie aan de VUB is dat je snel respect krijgt voor wat je doet

“Het is goed om te weten wat je wil, maar het belangrijkste is dat als je het uitspreekt transparant bent als medewerker binnen jouw organisatie, maar ook als familielid of vriend. Je dient ook wel een duidelijk plan van aanpak bij de hand te hebben. Het is niet voldoende om gewoon te zeggen ‘ik wil dat zijn’ of ‘ik wil die functie’, een visie zonder plan is een droom.” 

“Ik heb nog altijd een imposter gevoel, dat gaat nooit weg. Maar ik heb intussen genoeg vertrouwen om te zeggen dat ik weet hoe het operationeel allemaal werkt. Dan krijg je heel snel respect voor wat je doet, en dat is het mooie aan de VUB. Het ultieme doel is dat wij binnen alle diensten onszelf herkennen. Als je kijkt naar de populatie van onze studenten is de herkenning in het personeelsbestand nog niet representatief.” 

Meer dan een universiteit, meer diversiteit 

“Ik heb mee het beleidsplan opgemaakt, waardoor ik die diversiteitselementen daarin kon meenemen. Samen met het Equality Team bekijken we hoe we dit in praktijk kunnen omzetten. Wat nu misloopt, is de angst voor het onbekende. Welke invloed heeft vasten bijvoorbeeld op het werk van een moslima? Hoe functioneert zij in die omstandigheden? Als je nooit iemand in dienst had in die situatie, heb je alleen maar assumpties. We starten met een team van jobstudenten om alle diensten aan te moedigen zoveel mogelijk studenten uit ondervertegenwoordigde groepen aan te werven. Zo brengen we stilaan die cultuurswitch teweeg en creëren we (extra) jobkansen aan de VUB. Daarnaast focust een nieuw team international binnen M&O volledig op het internationale aspect, om ons internationaal beleid verder te professionaliseren.” 

Als onze studenten al weten dat wij ook mensen rekruteren voor verschillende functies in verschillende sectoren, hebben we ook al een grote pool gecreëerd die ook nog eens divers genoeg is

“Ik hoor in mijn vriendenkring dat de VUB niet altijd wordt gezien als werkgever. Het blijft een universiteit die gefocust is op studenten en studeren, volgens hen. Ik hoor het ook bij collega’s van andere hogeschoolinstellingen; een universiteit wordt niet altijd gezien als werkgever. De beste oplossing is dat we net inzetten op onze studenten. Als onze studenten al weten dat wij ook mensen rekruteren voor verschillende functies in verschillende sectoren, hebben we ook al een grote pool gecreëerd die ook nog eens divers genoeg is. We moeten onze jobstudenten kennis laten maken met de verschillende diensten, waarvan ze vaak niet weten dat die bestaan en dat er zoveel mensen werken.” 

Bespreekbaar maken 

De grootste uitdagingen aan de job? “Dat ik zelf nog jong ben en niet alles weet. En ik wil graag weten hoe alles in elkaar zit. Ik wil niet de leidinggevende zijn die zegt ‘make it happen’. Ik wil weten wat de stappen ernaar toe zijn. Daarnaast vertoef ik als jonge vrouw nog steeds in een mannenwereld. En dat merk je aan kleine uitspraken hier en daar, waar ik zelf heel aandachtig voor ben. Dan denk ik soms ‘echt, in 2021 nog?’ Voor mij is het geen issue om in een grote meeting daarover iets te zeggen, dus dat doe ik ook. Ik heb ook het geluk dat ik daarover heel open kan zijn met mijn eigen leidinggevende. Het start bij het uitspreken als je je niet goed voelt bij een bepaalde opmerking. Ik ben ervan overtuigd dat niet iedereen het slechte denkt of bedoelt, bias zit gewoon in ons allemaal. Het bespreekbaar maken zorgt ervoor dat je begrip hebt aan beide kanten.” 

Vasten aan de VUB 

"De eerste keer dat ik de ramadan deed, was ook de eerste keer dat iemand ooit gevast had binnen de dienst. Tijdens het tweede jaar kreeg ik al berichtjes van een aantal collega’s met succeswensen en moedgevende woorden. Dit jaar waren dat er nog meer. Dat vond ik al een realisatie van onze dienst, dat iedereen besefte wat de impact was. Ook tijdens meetings toonden ze begrip als ik iets verplaatste omdat de hele dag praten en met dorst omgaan moeilijker is dan anders.” 

“Ik heb mijn werkdag anders ingevuld omdat mijn energielevel tijdens de vastenperiode ‘s ochtends lager is. Zowel van de collega’s als de leidinggevende was er heel veel begrip. Elke maand zitten we met heel M&O virtueel samen en net voor het Suikerfeest organiseerden we een moment waarin ik uitleg gaf. Collega’s vroegen nadien ook hoe het was geweest en dat deed deugd.” 

“Ik denk dat corona die dingen ook meer mogelijk gemaakt heeft. We houden meer rekening met het feit dat ieders leven anders ingevuld is, bijvoorbeeld tussen generaties. Als leidinggevende moet je rekening houden met alle verschillen. Autonomie blijft de belangrijkste kernwaarde aan de VUB, en dat maakt het mogelijk die vrijheid te geven.” 

Mensen die zeggen ‘I can handle it’, dat vind ik fantastisch

"Het is niet erg om niet te weten wat je wil. Dat is ook altijd veranderlijk. Weten dat je leidinggevende wil worden, kan, maar weten dat je dat niet wil zijn, is even goed. We gaan steeds minder carrières hebben van 40 jaar in eenzelfde bedrijf. Maar dat is goed, want dat brengt nieuwe ideeën, nieuwe mensen, een andere aanpak, en dat zorgt ervoor dat je organisatie groeit. We moeten future proof denken. De toekomst is een mengeling van ideeën en initiatieven.” 

“Als we nieuwe mensen krijgen op onze dienst die dingen in vraag stellen, denk ik ‘yes!’ We hebben mensen nodig die zeggen hoe zij iets zouden aanpakken. Dat proactieve, daar ben ik grote fan van. Mensen die zeggen ‘I can handle it’, dat vind ik fantastisch.” 

Wil jij ook je purpose vinden en je inzetten voor mensen? Kijk dan eens bij De Wereld Heeft Je Nodig bij People.